Noterde onaylatılan asıl belgeden örnek çıkartılması ile ilgili olarak bir çok firma hak kaybına uğramakta ve bu işlemi yapan ilgili memurlarda gereksiz yere hesap vermek durumunda kalmaktadır
Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği
Belgelerin Sunuş Şekli Madde - 31 gereğince
İdareler belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterlerce onaylanmış örneklerini ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından " aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelen şerh düşülerek kaşeleme işlemi ile bu belgeleri teklif kapsamında dosyalarına koyabilirler, idareler bu kaşeleme işlemini ihale tarihinden önce olmak kaydı ile talebi karşılamak zorundadır, uygulamada is idareler ihaleden sonra da kaşeleme işlemini yaptığına şahit oluyoruz, her ne kadar herhangi bir sıkıntı görülmese de mevzuat hükümlerine aykırı bir durum ortaya çıkmaktadır, özellikle kaşeleme işleminin yapıldığı tarihi gösteren belgelerde, ihale dosyasının incelenmesi esnasında bu personelin mevzuat hükümlerine aykırı davranması sonucu hakkında işlem başlayabilir eğer dosyayı Kamu İhale Kurulu tarafından incelenirse belgeyi kullanan firmanın dosyasının elenmesine sebep olacaktır.
Noter onaylı belgelerin ASLINA UYGUN olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunludur, noter tarafından SURETİ veya FOTOKOPİSİ görülerek onaylanmış olan belgeler ile "İBRAZ EDİLENİN AYNIDIR" veya bu anlama gelecek şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmemektedir.
Yine uygulamada idarelerle istekliler arasında yaşanan asıl - suret uygulamalarında sıkıntılar yaşanmakta bununla ilgili noterler birliği hukuk müşavirliği ilgi yazısında açıklık getirmiştir,
01.02.2002 günlü Hukuk
1955-16 sayılı,
Genel yazılarımız.
İbrazdan örnek verme halinde
Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi
hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile
sizlere duyurulmuştu.
Ancak, son zamanlarda noterlerce
yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95
nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz
edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı
kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın
işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu
öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu’nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden
görüşülerek yapılan inceleme sonunda;
…İbraz
edilenin ASIL olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe
başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle
işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve
noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl
olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye
imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine…karar verilmiştir…” açıklaması,
yapılmış birliğin hukuk müşavirliği tarafından yayınlanan yazıya istinaden şunu anlıyoruz ki, noterlik kanunu gereği "İBRAZ EDİLENİN AYNIDIR" kaşeleme işlemi doğru bir kaşeleme işlemidir, fakat hala bazı kurumlarda gördüğümüz yanlış uygulamalar neticesinde firmalar hak kaybına uğramaktadır, bununla ilgili olarak Kamu İhale Kurulunun vermiş olduğu örnek kararları görebiliriz. Yapılan bu yanlış uygulamalar neticesinde noterler birliği hukuk müşavirliği ilgi yazısında yeni bir açıklama getirmiştir,
Anılan meslek kurulunun
04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de; “İLGİ: 15.04.2002 günlü Hukuk
5964-39 sayılı Genel Yazımız.
Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak
ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin
devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı,
aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim
Kurulu'nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş, ...İbraz edilenin asıl
olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin
yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş
bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde
alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi
yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine...
karar verilmiştir…”
açıklaması yapılmış birliğin hukuk müşavirliği tarafından yayınlanan yazıya istinaden şunu anlıyoruz ki, noterlik kanunu gereği "İŞ BU SURET ASLINA UYGUNDUR" kaşeleme işlemi de doğru bir kaşeleme işlemidir.
anılan durumlar karşısında idareler onaylama işlemini yapan noterlikten bilgi teyidi yaparak firmaların hak kaybına sebebiyet vermeyeceklerdir, yine firmalarda ilgili idarelere bu konuyu aktararak kendilenin bir hak kaybına uğramasına sebebiyet vermeyecektir.
saygılarımla
ihaleci
